Wat moet u doen bij de verhuis van uw bedrijf?

9 MAANDEN VOOR VERHUISDAG

• Controleer de opzegtermijn van uw huidige huurovereenkomst. Breng de eigenaar op de hoogte per aangetekend schrijven
• Moeten er nog aanpassingswerken gebeuren op uw oude of nieuwe locatie? Plan ze zorgvuldig in om verrassingen te voorkomen
• Overleg met de eigenaar wanneer u het nieuwe pand kan betrekken

3 MAANDEN VOOR VERHUISDAG

• Bespreek in welke volgorde de afdelingen verhuisd moeten worden. Op basis daarvan kunnen wij het juiste aantal verhuiswagens, verhuisliften en verhuizers bepalen
• Tijd om uw werknemers in te lichten
• Verwittig uw klanten, leveranciers en partners via brief of e-mail. Vergeet daarbij uw toeleveranciers niet: drankenautomaat, planten, kopieertoestellen, printers, enzovoort

2 MAANDEN VOOR VERHUISDAG

• Breng met Schollaert Verhuizingen in kaart wat wel en wat niet moet worden verhuisd. Verhuizen is vaak de ideale gelegenheid voor een grote opruimbeurt
• Moeten we uw archieven mee verhuizen? Externe archiefbewaring biedt een goede oplossing
• Beleg een coördinatievergadering en zet de volgende punten op uw agenda:

• Wat is er nodig voor een vlotte verhuis? Bepaal het nodige aantal dozen en bakken. Wenst u verpakkingsmateriaal van Schollaert Verhuizingen? Neem dan contact met ons op. Wanneer moeten ze worden geleverd? Is er specifiek beschermingsmateriaal voor meubilair nodig?
• Nummer de verschillende lokalen en hanteer hierbij de regel van de hotelnummering (eerste cijfer voor verdieping, tweede voor lokaal, …). Kleef deze nummers naast de deuren en kleef ze ook op het meubilair en toebehoren.
• Wie zorgt voor demonteren en monteren van het meubilair? Dat kan door uw eigen mensen, maar ook door de meubelleverancier of door onze verhuizers.
• Tijdelijke opslag van goederen en archieven kan noodzakelijk zijn tijdens de verhuisperiode. Schollaert Verhuizingen kan u hierbij helpen. U kunt hiervoor een offerte aanvragen.
• Uw IT-infrastructuur bevat een schat aan gegevens. Neem geen risico en zorg voor back-ups. Kantoortoestellen moeten tijdig verhuisklaar worden gemaakt. Gehuurde of geleasede toestellen? Dan is er dikwijls een schriftelijke toelating van het leasingbedrijf nodig.
• Plan de nodige afspraken met uw IT-afdeling of extern IT-bedrijf voor het aansluiten van de infrastructuur op uw nieuwe locatie.

1 MAAND VOOR VERHUISDAG

• Bepaal de volgorde van laden zodat alles netjes op zijn nieuwe plaats belandt
• Plastic bakken zijn uitermate geschikt voor losse kantoorartikelen zoals rekenmachines, telefoons, computers, kleine schilderijen, e.d.m. Voor dossiers en archiefmappen zijn de plastic bakken voorzien van dossierhouders voor het vlot in- en uitladen van hangmappen
• Lichter materiaal kan in kartonnen dozen worden ingepakt. Markeer duidelijk dozen of bakken die breekbare voorwerpen bevatten
• Kleef alle dozen boven en onder stevig dicht. Laad dozen niet overvol: nooit hoger dan de plooirand
• Zet volle dozen na markering samen tegen een muur in het lokaal en niet op meubels of in kasten. Zo blijft meubilair makkelijk vrij voor het verhuizen
• Lege meubels, burelen en kasten verhuizen vlotter dan volle. Toch een probleem? Schollaert Verhuizingen kan ook volgeladen kasten verhuizen. In dat geval dient u dat wel duidelijk vooraf te communiceren
• Graag ook vooraf melden of er zware of niet-demonteerbare stukken verhuisd moeten worden
• Meld uw adreswijziging aan:

• Gemeentelijke diensten
• Sociale zekerheid
• Elektriciteitsleverancier
• Gasmaatschappij
• Watermaatschappij
• Telefoonmaatschappij
• De Post
• Abonnementsdiensten van kranten, tijdschriften, …
• Federaties en beroepsorganisaties
• Alle leveranciers

• Zorg voor voldoende parkeergelegenheid tijdens de verhuisdagen. Op verzoek zorgt Schollaert Verhuizingen voor de noodzakelijke toelatingen en parkeerverbod bij uw gemeente. Gaat het om uw privéparking, verwittig dan tijdig de gebruikers.

1 DAG VOOR VERHUIS

• Toestellen loskoppelen en kabels oprollen
• Geheugenmodules van computers vastzetten indien nodig
• Toners en sorteerladen uit kopieerapparaten verwijderen

VERHUISDAG ZELF

• Kom ruim op tijd. Duid per afdeling een verantwoordelijke aan die erop toeziet dat alles volgens plan verloopt. Schollaert Verhuizingen voorziet op het oude en nieuwe adres een projectcoördinator
• Zorg voor aangepaste toegangscontrole op het oude en nieuwe adres om inbraak en vandalisme te voorkomen
• Tijdens de verhuis moeten in- en uitgangen altijd vrij zijn en blijven. Zorg ervoor dat gangen en liften vlot toegankelijk zijn
• Schollaert Verhuizingen draagt zorg voor de bescherming van ramen, vensterbanken, liften en natuurstenen vloeren. Is er iets wat vraagt om speciale aandacht? Wij bespreken het graag.

NA DE VERHUIS

• Bank(en)
• Verzekeringsmaatschappij
• Inschrijvingsbewijzen van de bedrijfswagens
• Breng ook de fiscus op de hoogte