Verhuis checklist voor bedrijven
< Terug
Bij een verhuis is het belangrijk om niets over het hoofd te zien. Daarom legt Schollaert Verhuis & Opslag je stap voor stap uit wat je moet doen bij de verhuis van jouw bedrijf. Neem onze verhuistips door en contacteer ons gerust bij vragen!
9 maanden voor verhuisdag
Controleer de opzegtermijn van jouw huidige huurovereenkomst. Breng de eigenaar op de hoogte per aangetekend schrijven
Moeten er nog aanpassingswerken gebeuren op de oude of nieuwe locatie? Plan ze zorgvuldig in om verrassingen te voorkomen
Overleg met de eigenaar wanneer je het nieuwe pand kan betrekken
3 maanden voor verhuisdag
Bespreek in welke volgorde de afdelingen verhuisd moeten worden. Op basis daarvan kunnen wij het juiste aantal verhuiswagens, verhuisliften en verhuizers bepalen
Tijd om je werknemers in te lichten
Verwittig je klanten, leveranciers en partners via brief of e-mail. Vergeet daarbij uw toeleveranciers niet: drankautomaat, planten, kopieertoestellen, printers, enzovoort
2 maanden voor verhuisdag
Breng met Schollaert Verhuis & Opslag in kaart wat wel en wat niet moet worden verhuisd. Verhuizen is vaak de ideale gelegenheid voor een grote opruimbeurt
Moeten we je archieven mee verhuizen? Externe archiefbewaring biedt een goede oplossing
Beleg een coördinatievergadering en zet de volgende punten op je agenda:
Wat is er nodig voor een vlotte verhuis? Bepaal het nodige aantal dozen en bakken. Wens je verpakkingsmateriaal van Schollaert Verhuis & Opslag? Neem dan contact met ons op. Wanneer moeten ze worden geleverd? Is er specifiek beschermingsmateriaal voor meubilair nodig?
Nummer de verschillende lokalen en hanteer hierbij de regel van de hotelnummering (eerste cijfer voor verdieping, tweede voor lokaal, …). Kleef deze nummers naast de deuren en kleef ze ook op het meubilair en toebehoren.
Wie zorgt voor demonteren en monteren van het meubilair? Dat kan door je eigen mensen, maar ook door de meubelleverancier of door onze verhuizers.
Tijdelijke opslag van goederen en archieven kan noodzakelijk zijn tijdens de verhuisperiode. Schollaert Verhuis & Opslag kan je hierbij helpen. Je kunt hiervoor een offerte aanvragen.
Je IT-infrastructuur bevat een schat aan gegevens. Neem geen risico en zorg voor back-ups. Kantoortoestellen moeten tijdig verhuisklaar worden gemaakt. Gehuurde of geleasede toestellen? Dan is er dikwijls een schriftelijke toelating van het leasingbedrijf nodig.
Plan de nodige afspraken met je IT-afdeling of extern IT-bedrijf voor het aansluiten van de infrastructuur op je nieuwe locatie.
1 maand voor verhuisdag
Bepaal de volgorde van laden zodat alles netjes op zijn nieuwe plaats belandt
Plastic bakken zijn uitermate geschikt voor losse kantoorartikelen zoals rekenmachines, telefoons, computers, kleine schilderijen, e.d.m. Voor dossiers en archiefmappen zijn de plastic bakken voorzien van dossierhouders voor het vlot in- en uitladen van hangmappen
Lichter materiaal kan in kartonnen dozen worden ingepakt. Markeer duidelijk dozen of bakken die breekbare voorwerpen bevatten
Kleef alle dozen boven en onder stevig dicht. Laad dozen niet overvol: nooit hoger dan de plooirand
Zet volle dozen na markering samen tegen een muur in het lokaal en niet op meubels of in kasten. Zo blijft meubilair makkelijk vrij voor het verhuizen
Lege meubels, burelen en kasten verhuizen vlotter dan volle.
Graag ook vooraf melden of er zware of niet-demonteerbare stukken verhuisd moeten worden
Meld je adreswijziging aan:
Gemeentelijke diensten
Sociale zekerheid
Elektriciteitsleverancier
Gasmaatschappij
Watermaatschappij
Telefoonmaatschappij
De post
Abonnementsdiensten van kranten, tijdschriften, …
Federaties en beroepsorganisaties
Alle leveranciers
Zorg voor voldoende parkeergelegenheid tijdens de verhuisdagen. Op verzoek zorgt Schollaert Verhuis & Opslag voor de noodzakelijke toelatingen en parkeerverbod bij jouw gemeente. Gaat het om je privéparking, verwittig dan tijdig de gebruikers.
1 dag voor verhuis
Maak computers en kantoortoestellen verhuisklaar:
Toestellen loskoppelen en kabels oprollen
Geheugenmodules van computers vastzetten indien nodig
Toners en sorteerladen uit kopieerapparaten verwijderen
Bespreek met de schoonmaakfirma de reiniging van de lokalen na je vertrek.
Verhuisdag zelf
Kom ruim op tijd. Duid per afdeling een verantwoordelijke aan die erop toeziet dat alles volgens plan verloopt. Schollaert Verhuis & Opslag voorziet op het oude en nieuwe adres een projectcoördinator
Zorg voor aangepaste toegangscontrole op het oude en nieuwe adres om inbraak en vandalisme te voorkomen
Tijdens de verhuis moeten in- en uitgangen altijd vrij zijn en blijven. Zorg ervoor dat gangen en liften vlot toegankelijk zijn
Schollaert Verhuis & Opslag draagt zorg voor de bescherming van ramen, vensterbanken, liften en natuurstenen vloeren. Is er iets wat vraagt om speciale aandacht? Wij bespreken het graag.
Na de verhuis
Kijk na of alle adreswijzigingen goed zijn doorgevoerd:
Bank(en)
Verzekeringsmaatschappij
Inschrijvingsbewijzen van de bedrijfswagens
Breng ook de fiscus op de hoogte
Na de verhuis kan Schollaert Verhuis & Opslag alle lege dozen en bakken komen ophalen. Geef ons een seintje om de datum vast te leggen.
Vragen? Neem contact met ons op!